Resolução 51/2018

RESOLUÇÃO Nº 51 DE 29 DE AGOSTO DE 2018

 

Dispõe sobre as normas e procedimentos para

utilização do SEI no âmbito do IFPR.

 

O Reitor pro tempore do Instituto Federal do Paraná, no uso de suas atribuições legais e estatutárias, considerando:

o disposto no Decreto nº 8.539, de 08 de outubro de 2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional;

o disposto na Portaria MEC nº 1.042, de 04 de novembro de 2015, que dispõe sobre a implantação e o funcionamento do processo eletrônico no âmbito do Ministério da Educação;

o disposto no Decreto nº 8.936, de 19 de dezembro de 2016, que institui a Plataforma de Cidadania Digital e dispõe sobre a oferta dos serviços públicos digitais, no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional;

o disposto no Decreto nº 9.094, de 17 de julho de 2017, que dispõe sobre a simplificação do atendimento prestado aos usuários dos serviços públicos, ratifica a dispensa do reconhecimento de firma e da autenticação em documentos produzidos no País e institui a Carta de Serviços ao Usuário;

o disposto no processo nº 23411.005795/2018-43;

 

RESOLVE AD REFERENDUM:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

 

Art. 1º  Instituir, a partir de 31 de agosto de 2018, o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), como sistema oficial de gestão de processos e documentos eletrônicos, de uso obrigatório, no âmbito do Instituto Federal do Paraná (IFPR).

  • 1º O SEI-IFPR deve abranger a produção, edição, assinatura, tramitação e arquivamento dos processos e documentos elaborados nas áreas meio e fim da Instituição.
  • 2º O SEI-IFPR substituirá o módulo de protocolo do Sistema Integrado de Gestão (SIG) do IFPR, sendo este mantido para fins de consulta aos processos e documentos anteriores.

Art. 2º  A implantação do SEI no IFPR tem os seguintes objetivos:

I – promover a modernização da gestão documental;

II – utilizar meios eletrônicos para a tramitação dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade;

III – substituir a produção de documentos em papel para o formato nato-digital contribuindo para a sustentabilidade ambiental com uso de tecnologia da informação e comunicação;

IV – acelerar a tramitação de processos;

V – facilitar o acesso às informações e às ações de transparência ativa;

VI – contribuir com a desburocratização dos processos;

VII – disponibilizar a consulta pública aos processos conforme legislação vigente.

Art. 3º  Para fins do disposto nesta Resolução, considera-se:

I – assinatura eletrônica: registro realizado eletronicamente, por usuário identificado de modo inequívoco, com vistas a firmar documentos com sua assinatura de uso pessoal e intransferível, que se dará conforme Portaria de regramento do SEI-IFPR emitida pelo Gabinete do Reitor;

II – digitalização: processo de conversão de documento em meio físico para o formato digital, por intermédio de dispositivo apropriado;

III – documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte, formato ou a natureza;

IV – documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser documento nato-digital ou digitalizado;

V – documento nato-digital: documento digital criado originalmente em meio eletrônico;

VI – artefato: indica qualquer item contido no processo, seja documento, formulário ou anexo de formulário, etc.;

VII – meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais;

VIII – NUP: Número Único de Protocolo;

IX – processo eletrônico ou digital: conjunto de documentos digitais e nato-digitais, oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa;

X – unidade organizacional: unidade do organograma do IFPR;

XI – usuário interno: pessoa credenciada que tenha acesso ao SEI-IFPR, devidamente cadastrada e identificada através de login e senha, de acordo com a Política de Segurança da Informação do IFPR, que será habilitada para a assinatura de documentos conforme Portaria de regramento do SEI-IFPR emitida pelo Gabinete do Reitor;

XII – usuário externo: pessoa física ou jurídica credenciada que tenha acesso ao SEI-IFPR e que não seja caracterizada como usuário interno, a qual pode executar as tarefas conforme Portaria de regramento do SEI-IFPR emitida pelo Gabinete do Reitor;

XIII – áreas de negócio: unidade da pró-reitoria a qual foi designada a competência pela instrução processual;

XIV – processo híbrido: processo que possui parte de seu conteúdo em mídia digital e outra parte em mídia de papel.

Art. 4º  A assinatura eletrônica é de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular sua guarda, sigilo e alterações sempre que cogitar situação de vulnerabilidade ou quando solicitada pela gestão para o restabelecimento de conformidade da Política de Segurança da Informação do IFPR.

Art. 5º  Os atos assinados eletronicamente implicarão na aceitação das normas regulamentares sobre o assunto e na responsabilidade do usuário pela correta utilização da assinatura eletrônica.

Art. 6º  A autenticidade de documentos gerados no SEI-IFPR pode ser verificada em endereço eletrônico na Internet, indicado na tarja de assinatura e declaração de autenticidade no próprio documento, com uso dos Códigos Verificador e CRC (Cyclic Redundancy Check).

Art. 7º  O SEI-IFPR passa a ser o sistema oficial de produção de documentos nato-digitais, podendo ser integrado aos demais sistemas utilizados na Instituição.

  • 1º Para os documentos e processos eletrônicos produzidos ou inseridos no SEI-IFPR é dispensada a sua formação, impressão e tramitação física.
  • 2º A inclusão de tipos documentais no SEI-IFPR, somente será feita mediante aprovação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

Art. 8º  O SEI-IFPR passa a integrar os sistemas estruturantes da Instituição e, consequentemente, passa a fazer parte dos serviços disponibilizados e mantidos pela Diretoria de Tecnologia da Informação e Comunicação (DTIC), disponível para todas as unidades do IFPR.

Parágrafo único.  Cabe às áreas responsáveis viabilizar os recursos necessários para a disponibilização do SEI-IFPR, monitorar o uso e planejar a ampliação dos recursos necessários para atender a demanda e o volume de armazenamento compatível com padrões de qualidade e satisfação dos usuários.

Art. 9º  O SEI-IFPR deve estar integrado com as bases de dados institucionais para fins de autenticação de usuários e cadastro de unidades, bem como com outras necessidades que visem a melhoria das atividades de gestão conforme Portaria de regramento do SEI-IFPR emitida pelo Gabinete do Reitor.

Art. 10.  Todos os documentos produzidos no âmbito do IFPR constituirão ou se vincularão a um tipo de processo eletrônico, que deve ser identificado, adaptado e configurado.

Art. 11.  Os documentos produzidos no SEI-IFPR serão assinados eletronicamente conforme Portaria de regramento do SEI-IFPR emitida pelo Gabinete do Reitor, observadas as normas de segurança e de controle de uso.

Parágrafo único.  A assinatura realizada na forma do caput será considerada válida para todos os efeitos legais, de acordo com as normas vigentes.

Art. 12.  Os documentos e processos administrativos recebidos ou produzidos no âmbito do IFPR, que necessitam de tramitação, deverão ser registrados no SEI-IFPR observando-se o nível de acesso adequado.

  • 1º A determinação do nível de acesso deve ser definida pelas áreas de negócio a que se referem os processos ou pela classificação do próprio tipo processual até que seja criada a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), respeitando os aspectos legais envolvidos.
  • 2º Os documentos e processos administrativos em papel, recebidos na Instituição e que necessitam de tramitação, deverão passar por processo de digitalização, observando-se as orientações contidas na Portaria de regramento do SEI-IFPR emitida pelo Gabinete do Reitor.

Art. 13.  Na data de implantação do SEI-IFPR, os processos que se encontram tramitando em papel deverão seguir o disposto na Portaria de regramento do SEI-IFPR emitida pelo Gabinete do Reitor.

Art. 14.  Os atos processuais praticados no SEI-IFPR serão considerados realizados no dia e na hora do respectivo registro eletrônico, conforme horário oficial de Brasília e legislação processual aplicável.

  • 1º Quando for necessário praticar o ato processual em determinado prazo, por meio eletrônico, serão considerados tempestivos os efetivados, salvo disposição em contrário, até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no horário oficial de Brasília.
  • 2º Na hipótese prevista no § 1º, se o SEI-IFPR se tornar indisponível por motivo técnico, o prazo fica automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do primeiro dia útil seguinte ao do restabelecimento do sistema.

Art. 15.  As comunicações internas sobre os processos em tramitação no IFPR serão feitas por meio eletrônico e serão consideradas recebidas para todos os efeitos.

Art. 16.  Os documentos nato-digitais e assinados eletronicamente, juntados aos processos eletrônicos, serão considerados originais para todos os efeitos legais.

Art. 17.  Os atos gerados no SEI-IFPR serão registrados com a identificação do usuário, data e hora de sua realização.

Art. 18.  Os módulos adicionais ao Sistema SEI-IFPR serão regulamentados pela Portaria de regramento do SEI-IFPR emitida pelo Gabinete do Reitor.

Parágrafo único.  Somente serão aceitos módulos que não infrinjam cláusula de concessão do sistema SEI ao IFPR.

 

 CAPÍTULO II

DAS COMPETÊNCIAS

 

Art. 19.  Para fins do disposto nesta Resolução, até a consolidação da administração descentralizada, fica criado o Comitê Gestor do SEI-IFPR, grupo de trabalho multidisciplinar, designado por Portaria, com a finalidade de normatizar, padronizar, configurar, parametrizar, administrar, monitorar e dar suporte aos usuários do SEI-IFPR.

Art. 20.  As competências do gestor de cada unidade organizacional serão regidas conforme Portaria de regramento do SEI-IFPR emitida pelo Gabinete do Reitor.

CAPÍTULO III

DO ACESSO AO SEI

 

Art. 21.  O acesso ao SEI-IFPR se dará por login e senha conforme estabelecido pela Portaria de regramento do SEI-IFPR emitida pelo Gabinete do Reitor.

Art. 22.  O acesso do usuário dar-se-á inicialmente de acordo com a unidade administrativa na qual esteja lotado, sendo a inclusão ou exclusão do acesso a esta ou outra unidade organizacional geridas pela chefia de cada unidade.

Art. 23.  Os usuários internos, no âmbito do SEI-IFPR, poderão executar as tarefas na unidade ativa conforme perfil designado pela chefia desta unidade.

Parágrafo único.  O uso de assinatura eletrônica é obrigatório para atos de conteúdo decisório ou que necessitem de comprovação de autoria e integridade, conforme disposto na Portaria de regramento do SEI-IFPR emitida pelo Gabinete do Reitor.

 

CAPÍTULO IV

DO CREDENCIAMENTO DE USUÁRIOS EXTERNOS

 

Art. 24.  Os usuários externos, mediante credenciamento no SEI-IFPR, poderão:

I – encaminhar requerimentos, petições e documentos;

II – acompanhar o trâmite de processos; e,

III – receber ofícios e notificações.

Parágrafo único.  Ao usuário externo devidamente cadastrado no SEI-IFPR, o uso do sistema poderá ser exigido pelo IFPR para assinatura de documentos.

Art. 25.  O credenciamento de usuário externo é ato pessoal e intransferível, e dar-se-á a partir do preenchimento de formulário específico conforme disposto na Portaria de regramento do SEI-IFPR emitida pelo Gabinete do Reitor.

Art. 26.  No caso de inviabilidade de acesso externo ao SEI-IFPR, deverão ser utilizadas as seguintes alternativas para o encaminhamento do documento ou processo:

I – correio eletrônico;

II – via postal.

  • 1º No caso previsto no inciso I, incumbe ao remetente certificar-se do recebimento pelo destinatário.
  • 2º O documento ou processo enviado em meio físico aos destinatários externos deverá conter, em seu rodapé, a forma de conferência de sua autenticidade.

Art. 27.  Caso seja necessário fazer a impressão do processo, este deverá ser autuado na forma da legislação em vigor, antes de sua expedição ou arquivamento.

CAPÍTULO V

DO PROCESSO ELETRÔNICO

 

Art. 28.  Além das situações previstas, as áreas responsáveis pelos processos devem:

I – orientar a criação e gestão das Bases de Conhecimento no SEI-IFPR correspondentes aos tipos de processos afetos aos seus procedimentos, para orientar sua regular instrução processual conforme disposto na Portaria de regramento do SEI-IFPR emitida pelo Gabinete do Reitor;

II – inserir bases de conhecimento somente quando as mesmas estiverem completas, contendo descritivo, mapa e artefatos que compõem o processo;

III – receber, conferir, digitalizar, assinar eletronicamente, registrar e tramitar os documentos de origem externa recebidos em meio físico no âmbito do IFPR, quando necessário;

IV – verificar se os registros e as movimentações de processos no âmbito de sua unidade estão sendo efetuados de forma adequada.

Parágrafo único.  As unidades podem recusar processos e documentos que estiverem em desacordo com esta Resolução, restituindo-os às unidades que os encaminharam, especialmente aqueles em suporte físico, quando deveriam ter sido remetidos pelo SEI-IFPR.

Art. 29.  Caberá à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos:

I – realizar a reclassificação e a reorganização de documentos para garantir a correta autuação, quando necessário;

II – revisar, sempre que necessário, o nível de acesso dos documentos, ampliando ou limitando seu acesso;

Art. 30.  O servidor responsável pela abertura do processo deverá:

I – certificar-se da necessidade do procedimento e realizar consulta prévia sobre a existência ou não de processo sobre a mesma matéria;

II – escolher o tipo de processo adequado ao assunto, devendo consultar a unidade responsável pelo processo em caso de dúvidas sobre a tipologia mais adequada à matéria;

III – cadastrar as informações obrigatórias requeridas pelo sistema SEI-IFPR.

Art. 31.  O processo eletrônico no SEI-IFPR deve ser criado e mantido pelos usuários de forma a permitir sua eficiente localização e controle, mediante o preenchimento dos campos próprios do sistema, observados os seguintes requisitos:

I – ser formado de maneira cronológica, lógica e contínua;

II – possibilitar acesso de forma segregada aos documentos, salvo os processos físicos já existentes que forem digitalizados e convertidos em processo eletrônico;

III – permitir a vinculação entre processos;

IV – observar a publicidade das informações como preceito geral e o sigilo como exceção;

V – ter o nível de acesso de seus documentos individualmente atribuído quanto à informação neles contida, como público, restrito ou sigiloso, ou alterado sempre que necessário, ampliando ou limitando o acesso.

Art. 32.  No SEI-IFPR, os processos concluídos deverão ser arquivados de forma digital, e caso contenham documentos físicos, estes devem ser arquivados de acordo com os procedimentos definidos pela área de arquivo.

Art. 33.  Para comprovação de cumprimento de prazos, será considerado o horário do sistema.

 

CAPÍTULO VI

DA RECEPÇÃO DE DOCUMENTOS, CAPTURA E CONVERSÃO PARA O SEI-IFPR E DIGITALIZAÇÃO

Art. 34.  Todo documento classificado como público e destinado a um processo que for recebido em suporte físico no âmbito do IFPR deverá ser digitalizado, conferido, indexado, tramitado e arquivado por meio do SEI-IFPR pelas unidades administrativas competentes conforme disposto na Portaria de regramento do SEI-IFPR emitida pelo Gabinete do Reitor.

Parágrafo único.  Caso o sistema não esteja disponível para a realização da inclusão imediata da documentação recebida, o mesmo deve ser transformado, assim que possível, em formato eletrônico para tramitação no SEI-IFPR, observando a correta destinação do documento físico, conforme recomendação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos ou, na inexistência da comissão, por Portaria de regramento do SEI-IFPR emitida pelo Gabinete do Reitor.

Art. 35.  Impugnada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração, deverá ser instaurada diligência para a verificação do documento objeto de controvérsia.

Art. 36.  O registro dos documentos no SEI-IFPR deverá ocorrer no prazo máximo de vinte e quatro horas, a contar de seu recebimento, salvo quando esse ocorrer às sextas-feiras, vésperas de feriados ou pontos facultativos.

Parágrafo único.  O registro de que trata o caput deverá ser feito no SEI-IFPR considerando a data e hora do seu recebimento.

Art. 37.  O documento digital e o documento digitalizado a partir de documento original, capturados pelo SEI-IFPR, serão considerados válidos e produzirão todos os efeitos legais.

Art. 38.  O IFPR poderá, em caso de dúvida superveniente, a qualquer tempo, para os casos em que o documento original seja em meio físico, solicitar a apresentação do documento original que integra processo no SEI-IFPR.

Art. 39.  Na hipótese de fornecimento de informação falsa, fica o responsável sujeito às sanções administrativas, civis e penais aplicáveis, nos termos da legislação vigente.

 

CAPÍTULO VII

DOS DEVERES E DAS RESPONSABILIDADES DOS USUÁRIOS

 

Art. 40.  O interessado poderá enviar eletronicamente documentos digitais para juntada aos autos.

  • 1º O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.
  • 2º Os documentos digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples.
  • 3º A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir ou quando solicitado pelo IFPR.
  • 4º Demais deveres e responsabilidades do interessado deverão constar na Portaria de regramento do SEI-IFPR emitida pelo Gabinete do Reitor.

Art. 41.  São deveres dos usuários do SEI-IFPR:

I – guardar sigilo sobre fato ou informação de qualquer natureza de que tenha conhecimento por força de suas atribuições, ressalvadas aquelas de acesso público;

II – assinar documentos no processo administrativo eletrônico apenas se detiver competência legal ou regulamentar, de acordo com as atribuições do seu cargo ou função e com sua unidade de lotação;

III – registrar os documentos produzidos ou recebidos no âmbito de suas unidades organizacionais que necessitem tramitação;

IV – zelar pela correta utilização do SEI-IFPR, a fim de evitar que pessoas não autorizadas tenham acesso às suas informações;

V – encerrar a sessão de uso do SEI-IFPR sempre que se ausentar do computador ou outro dispositivo eletrônico utilizado, evitando o uso indevido das informações por pessoas não autorizadas;

VI – responder pelas consequências de ações ou omissões que ponham em risco ou comprometam o sigilo de sua senha ou das transações para as quais esteja habilitado;

VII – observar os demais deveres e responsabilidades do usuário elencados na Portaria de regramento do SEI-IFPR emitida pelo Gabinete do Reitor.

Art. 42.  O uso inadequado do SEI-IFPR fica sujeito à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.

 

CAPÍTULO VIII

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

 

Art. 43.  A Comissão de Implantação do SEI-IFPR, designada pela Portaria nº 379, de 27 de março de 2018, deverá permanecer com suas atividades durante o período de implantação de 180 (cento e oitenta) dias, apoiando o Comitê Gestor a ser designado.

Art. 44.  Os casos omissos serão tratados pelo Comitê Gestor.

Art. 45.  Esta Resolução entra em vigor nesta data, com ampla publicação e divulgação na página eletrônica do IFPR.

 

  

Odacir Antonio Zanatta

Reitor pro tempore

 

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