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A primeira fase de capacitação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) aconteceu entre os dias 25 e 28 de junho, com representantes da Reitoria. O encontro foi fruto das atividades realizadas pelo Grupo de Trabalho de Capacitação, atrelada a Comissão de Implantação do SEI no IFPR, que prevê um cronograma completo de formações envolvendo todas as unidades da Reitoria e também os campi, engajando todos os servidores na implantação. O próximo treinamento será dia 05 de julho, das 13h30 às 17h.
O objetivo desta primeira fase de capacitação é de engajar os servidores a prover os ajustes necessários para que os processos físicos possam tramitar no meio digital. Este grupo irá trabalhar dentro de cada pró-reitoria, para auxiliar na reestruturação dos processos físicos ao meio digital e, posteriormente, tirar dúvidas dos campi quanto a estes processos.
A partir de 30 de agosto, não serão mais criados documentos públicos ou impressos em papel no IFPR. Todos os processos serão criados através do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos que chega no Instituto para substituir o módulo protocolo do sistema Sipac, conferindo agilidade, transparência, praticidade, e redução de gastos.
O SEI tem a função de viabilizar a gestão e tramitação dos processos e documentos eletrônicos entre unidades e órgãos da Administração Pública. Criado em 2009 pelo Tribunal Regional da 4ª Região, foi escolhido como ferramenta de referência do Processo Eletrônico Nacional (PEN). Indicado pelo Ministério da Educação (MEC), trata-se de uma ferramenta gratuita que vem sendo utilizada por diversas instituições públicas.
O SEI apresenta um sistema com multiplataforma – algumas funcionalidades podem ser acessadas em celulares e tablets –, tem atuação colaborativa e vem ao encontro da sustentabilidade. Trâmites relacionados aos processos da administração pública passarão, a partir de 30 de agosto, a serem realizados digitalmente por meio do novo sistema.
Segundo Douglas Eduardo Silva, coordenador da Comissão de Implantação do SEI no IFPR, o sistema eletrônico de informações permitirá uma atuação 100% digital. “A tramitação de processos públicos será realizada através do sistema, sem uso de papel, o que permitirá ganhos em agilidade, economicidade e redução de ocupação física e de tempo despendido para a realização das atividades”, informa.
A adoção do SEI implica em diversas vantagens ao IFPR, como:
● Agilidade nos processos
● Segurança nos trâmites
● Possibilidade de acessar remotamente
● Controle dos níveis de acesso
● Revisão dos fluxos de trabalho
● Tramitação em múltiplas unidades
● Facilidade de uso do sistema
Douglas ressalta que a participação do servidor é fundamental no processo de implementação do SEI. “Tudo isso só será possível com a participação ativa de cada servidor do IFPR. Para conhecer o funcionamento do sistema, orientamos aos servidores que realizem o curso sobre a utilização do (SEI), ofertado pela Enap, mas as inscrições têm tempo limitado, por isso é necessário fazer sua inscrição o quanto antes”, ressalta.
Ofertado gratuitamente pela Escola Nacional de Administração Pública – Enap, o principal objetivo do curso é simular a utilização das funcionalidades do sistema SEI de forma prática e interativa. O curso é on-line e possui carga horária de 20 horas, com certificação, que poderá ser utilizada para progressão funcional.
Caso o interessado não consiga se cadastrar em tempo hábil, pode ter acesso ao conteúdo da mesma forma, porém sem certificado.
Para viabilizar a implementação do SEI no Instituto Federal do Paraná, a comissão de implantação do sistema é dividida em quatro frentes de trabalho: comunicação; capacitação; políticas documentais; instalação, configuração e disponibilização e, na sequência, a de acompanhamento pós-implantação.
Para saber mais sobre o trabalho da Comissão de Implantação, acesse a matéria sobre a reunião do Colégio de Dirigentes do IFPR, publicada no dia 06 de junho de 2018.
Dúvidas, entrar em contato através do e-mail comissao.sei@ifpr.edu.br.